Finance-Automatisierung für SaaS im DACH-Raum
Ihr Finance-Stack hat 7 Tools. Sie brauchen eins.
brainX verbindet Deals, Verträge, Abrechnung und Zahlungen in einem System – mit geführter Datenmigration, ohne Betriebsunterbrechung. Für wachsende SaaS-Unternehmen ab 500K ARR.
30 Minuten · kein Standardpitch · konkreter Plan für Migration, Integrationen und Go-Live.
< 30 Tage
Go-Live
Parallelbetrieb
Keine Downtime während der Umstellung
DATEV + M365
Integriert, nicht ersetzt
Hosting DE
Hetzner · ISO 27001 · DSGVO
Was ein fragmentierter Finance-Stack in der Praxis kostet.
Nicht in Theorie – sondern in Zeit, Fehlerquellen und verzögerten Entscheidungen.
Heute: 5–8 Einzeltools
- CRM für Deals, Billing für Rechnungen, Excel für den Rest
- Jede Übergabe kostet einen Tag. Manchmal zwei. Erzeugt Fehler und Nachfragen.
- Cash-Lage erst nach Konsolidierung aus 5 Quellen sichtbar
- Monatsabschluss ist ein Projekt, kein Prozess
Mit brainX: Ein System
- CRM, Abrechnung, Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich in einer Plattform.
- Deal wird abgeschlossen, Vertrag entsteht, Rechnung geht raus. Automatisch.
- Cash, Runway und Forecast sind jederzeit aktuell. Für alle.
- Monatsabschluss in 2 Stunden statt 10 Tagen
Was brainX in der Praxis ersetzt – und was bleibt.
So sieht ein typischer Stack vor der Migration aus – und was danach noch läuft.
Vorher: 5 Tools, 5 Datensilos
Nachher: Ein System
In 30 Tagen live. So sieht der Plan aus.
Kein klassisches IT-Projekt. Ein geführter Go-Live-Plan mit klar definierten Phasen, Zwischenergebnissen und einem festen Ansprechpartner auf brainX-Seite.
Datenbasis und Scope
Kundendaten, Subscriptions, offene Posten, Zahlungshistorie – alles wird aufgenommen und migriert. Ihr brainX-Experte übernimmt Setup und Datenmigration vollständig. Von Ihrer Seite: ein Kickoff-Termin, ca. 2 Stunden. Ergebnis: vollständige, migrierte Datenbasis – kein Neustart auf grüner Wiese.
Integrationen einrichten
Microsoft 365 und DATEV werden angebunden, Payment-Workflows und Mahnwesen konfiguriert. Ihre bestehenden Tools bleiben aktiv. Ergebnis Tag 12: Daten fließen automatisch, keine manuellen Exports, kein Parallelbetrieb mehr nötig.
Automations aktivieren und testen
Die Kette von Deal über Vertrag, Rechnung bis Zahlungsabgleich läuft automatisch. Ihr Team testet kritische Prozesse im Live-System – ca. 2–3 Stunden pro Woche, begleitet von brainX. Ergebnis Tag 22: Alle Core-Prozesse laufen reibungslos, Feedback eingearbeitet.
Go-Live mit Dashboard
Runway, Deal-to-Cash-Zeit, erwartete Zahlungseingänge in 30/60/90 Tagen – ab Go-Live als Dashboard, nicht als Excel-Datei. MRR, ARR, Churn, Investor-Reports: auf Knopfdruck. Ihr Team ist eingewiesen, der Prozess läuft eigenständig.
Was SaaS-Unternehmen nach dem Go-Live messen.
Drei Kennzahlen aus realen Kundensituationen – mit Kontext, nicht als Versprechen.
Basis: SaaS-Unternehmen mit 3 Mio. € Netto-Rechnungsumsatz p.a.
Haupthebel: weniger manueller Aufwand, früher verfügbares Working Capital.
Bei 250k€ monatlichem Rechnungsvolumen,
Ø Zahlungsziel von 30→20 Tage. Durch verbesserte Taktung und Automation des Forderungsmanagement und früheren Zahlungseingang.
Ihr Team bleibt arbeitsfähig – brainX-Experten übernehmen Migration, Integrations-Setup und Automation-Konfiguration. Sie steuern den Prozess, wir setzen um.
Häufig gestellte Fragen
Wir beantworten, was andere offen lassen.
Klassische CRMs enden nach dem Deal. brainX verbindet CRM, Finance und Subscription-Management in einem System – speziell für SaaS. Verträge, Abrechnungen und Laufzeiten laufen dort weiter, wo andere Tools aufhören.
Go-Live in unter 30 Tagen – im Parallelbetrieb, ohne Downtime. Ein persönlicher brainX-Experte begleitet alle Phasen von der Datenmigration bis zur Liveschaltung. Auf Ihrer Seite reicht eine Ansprechperson und ca. 2–3 Stunden pro Woche. Kein Stillstand, kein harter Schnitt.
Ab 500K ARR mit Subscription-Modell und wachsender Komplexität in Finance und Operations. brainX ist kein generisches CRM – es wurde für SaaS-Geschäftsmodelle gebaut. Je mehr Verträge, Abrechnungszyklen und Integrationen Sie managen, desto schneller amortisiert sich der Wechsel – und desto belastbarer die Zahlen, auf denen Sie Ihre nächste Wachstumsentscheidung treffen.
Ihre Bestandsdaten – Verträge, Kundendaten, offene Posten, Zahlungshistorie – werden im Onboarding vollständig migriert. brainX-Experten übernehmen Migration und Setup. Am Ende von Tag 5 steht eine saubere, vollständige Datenbasis bereit.
Nein. Die meisten Kunden starten mit CRM und Abrechnung und erweitern schrittweise. DATEV und Microsoft 365 werden angebunden, nicht ersetzt. Der Parallelbetrieb läuft bis zum Go-Live durch – kein harter Schnitt, kein Datenverlust.
Ihre Daten liegen ausschließlich auf Hetzner-Servern in Deutschland – DSGVO-konform, ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Jeder Neukunde erhält automatisch eine ADV. Übertragung und Speicherung sind vollständig verschlüsselt, regelmäßige Penetrationstests inklusive.
30-Tage-Plan für Ihren Tool-Stack anfragen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen konkret: welche Tools brainX ersetzt, welche angebunden bleiben, wie die Migration aussieht und wie realistisch der Go-Live-Plan für Ihre Situation ist. Kein Standardpitch. Echte Einschätzung.
Unternehmen aus dem gesamten DACH-Raum vertrauen auf brainX.
