Finance-Automatisierung für SaaS im DACH-Raum
Ihr ARR wächst. Ihr Verwaltungsaufwand sollte es nicht.
SaaS-Unternehmen die Deals, Abrechnung und Cash-Timing in einem System zusammenführen, treffen bessere Entscheidungen,
schneller und mit mehr Ruhe.
Kein Pitch. Kein Verkaufsdruck. 30 Minuten.
Diese Herausforderungen bremsen SaaS-Finance-Teams täglich aus.
Pipeline ist Hoffnung. Cash ist Timing. Aber wenn Deals, Verträge und Abrechnung in getrennten Systemen laufen, basieren Entscheidungen auf ‘müsste kommen’ statt auf echten Zeitpunkten. brainX führt alles zusammen — speziell für Subscription-getriebene SaaS-Modelle.
Cash kommt später als geplant
Deals sind gewonnen, Rechnungen sind raus — aber das Cash ist noch nicht da. Entscheidungen werden trotzdem getroffen. Mit Hoffnung statt mit Timing.
Abrechnung ist keine Routine, sie ist Aufwand
Renewals, Projektleistungen, manuelle Korrekturen — jeden Monat dieselbe Sonderfahrt. Nicht weil das Team schlecht ist, sondern weil die Informationen aus verschiedenen Ecken zusammengetragen werden müssen.
Finance ist Engpass statt Steuerungsebene
Eine einfache Frage zur Cash-Lage wird zur Recherche. CRM hier, Billing da, Excel als Klebstoff. Am Ende antwortet eine Person, nicht ein System. Finance reagiert statt zu lenken.
CRM sagt A. Billing sagt B. Excel sagt C.
Deals im CRM. Verträge im Subscription-Tool. Rechnungen in der Buchhaltung. Jedes System hat seine Wahrheit. Niemand hat den Überblick. Finance bringt alles manuell zusammen. Jeden Monat neu.
So wächst nicht Ihr Umsatz – sondern Ihr Chaos.
Isolierte Tools, Excel-Listen und manuelle Prozesse führen zu Missverständnisse im Team, verpasste Zahlungen, steigender Aufwand für Administration & Support. Sie verlieren Zeit, Geld – und vor allem Skalierbarkeit.
Ein System für alles, was im SaaS-Finance zählt.
brainX vereint CRM, Vertragsmanagement, Abrechnung und Cashflow-Analyse in einer Plattform — speziell für Subscription-Modelle entwickelt. Keine Tool-Brüche mehr. Keine Excel-Konsolidierung am Monatsende. Keine Entscheidungen auf Basis von ‘müsste kommen’. Finance wird zur Steuerungsebene — nicht zum Engpass.
Cash-Forecast ohne manuelles Zusammenbauen.
Erwartet, fällig, bezahlt: Drei Zustände die jeder CFO kennt. Der Unterschied bei brainX:
Sie müssen nicht mehr manuell zusammengebaut werden. Deals, Verträge, Rechnungen und Zahlungen laufen automatisch in einer Plattform zusammen als Single Point of Truth.
Cash-Forecast in Echtzeit statt Excel am Monatsende.
Renewals takten sich selbst. Abrechnung wird Routine.
Vertragsdaten, Verlängerungsstichtage, Zahlungsziele: Die Informationen existieren, nur nicht zusammen.
brainX führt sie zusammen und automatisiert Ihre gesamte Abrechnung. Renewals werden so getaktet, dass Cash zum Verlängerungsstichtag kommt statt 30 Tage später.
Wiederkehrende Leistungen, Einzelpositionen und Consulting-Timesheets werden automatisch, fehlerfrei und leistungsgenau abgerechnet. Ohne monatlichen Excel-Marathon.
Was SaaS-Unternehmen konkret einsparen wenn alles in einem System läuft.
ROI-Faktor 6,1x
Amortisation in 2 Monaten
Beispiel: 3 Mio. € Netto-Rechnungsumsatz p.a.
Bis zu 90%
weniger manueller Abrechnungsaufwand
Konservativ gerechnet auf Basis realer Prozesszeiten.
< 30 Tage
Go-Live
Parallelbetrieb ohne Downtime.
Alle Werte basieren auf konservativ gerechneten Fallbeispielen. Die individuelle Berechnung für Ihren ARR gibt es im Gespräch.
Warum wir brainX gebaut haben.
“Ich habe das selbst erlebt — und irgendwann aufgehört, es zu akzeptieren. SaaS-CFOs sollten Antworten auf Finance Fragen nicht zusammenbauen müssen. Sie sollten einfach da sein.”
In diesem kurzen Video erfähren Sie, warum wir die Herausforderungen von CFOs und SaaS-Unternehmen so gut kennen: weil wir selbst davor standen. Genau daraus ist brainX entstanden – ein System, das Schluss macht mit Tool-Wirrwarr, manueller Abrechnung und fehlender Transparenz.
Stanislaw Bondaletow
CEO, brainX
ROI jetzt analysieren lassen.
Keine Bots, keine Umwege – echte Menschen. Echtes Team.
Die Köpfe hinter brainX.
Das Team, das SaaS-Finance neu denkt.
Manuel Hesselbarth
Mario Soldic
Sascha Jahrstorfer
Christian Nothaft
Maria März
Stanislaw Bondaletow
Patrick Saier
Häufig gestellte Fragen
Wir beantworten, was andere offen lassen.
Klassische CRMs sind auf Lead-Management und Vertriebskommunikation ausgelegt. brainX geht einen entscheidenden Schritt weiter: Es ist speziell für SaaS-Unternehmen entwickelt – mit Fokus auf Finance-, Vertrags- und Subscription-Prozesse. Sie steuern nicht nur den Vertrieb, sondern auch Umsatzmodelle, Abrechnungen und Vertragslaufzeiten – alles in einem System. Kurz: brainX verbindet CRM, Finance und Operations – genau da, wo klassische Tools aufhören.
Go-Live in unter 30 Tagen — mit persönlichem Implementierungspartner, Parallelbetrieb ohne Downtime und über 30 vor konfigurierten Automationen.
Ein fester Projektmanager von brainX begleitet Sie durch alle Phasen – von der Einrichtung bis zur Liveschaltung. Auf Ihrer Seite braucht es in der Regel nur eine zentrale Ansprechperson, z. B. aus Vertrieb, IT oder Projektmanagement. Ziel: schneller Start, minimale Abstimmung, maximaler Nutzen – ohne Stillstand im Tagesgeschäft.
Nur dann, wenn man auf sich allein gestellt ist – und genau das lassen wir nicht zu. Unser erfahrenes Migrationsteam begleitet Sie persönlich, übernimmt die vollständige Datenvalidierung und sorgt für einen reibungslosen Übergang. So bleibt das Risiko minimal – und Ihr Nutzen maximal.
Wirtschaftlich sinnvoll ab ca. 1,5–2 Mio. € Netto-Rechnungsumsatz p.a. Darüber steigt der Nutzen überproportional.
brainX macht Zahlungsflüsse transparent – automatisch und in Echtzeit. Sie sehen auf einen Blick, welche Einnahmen geplant sind, welche Zahlungen offenstehen und wie sich deine Erlöse über die nächsten Monate entwickeln. Durch die Kombination aus Vertragsdaten, Abrechnungslogik und Forecast-Funktion erhalten Sie eine verlässliche Grundlage für Liquiditätsplanung und Steuerung. So können Sie frühzeitig reagieren, statt nur rückblickend zu analysieren – und behalten die Kontrolle über Ihren Cashflow.
Ihre Daten sind bei brainX rundum geschützt – technisch, rechtlich und organisatorisch. Wir hosten ausschließlich bei Hetzner in Deutschland – DSGVO-konform, hochverfügbar und performant. Brainformatik als Betreiber ist nach ISO 27001 zertifiziert. Jeder Neukunde erhält automatisch eine ADV mit vollständiger Dokumentation aller Datenschutzmaßnahmen. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zusätzlich führen wir regelmäßige externe Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests durch – damit Sie jederzeit wissen, wo Ihre Daten sind und wie sie geschützt werden.
Lohnt sich Finance als Steuerungsebene statt Engpass für Ihr SaaS?
ROI-Analyse in 30 Minuten. Mit Ihren Zahlen. Keine Präsentation, nur Klarheit.