Hubspot vs. brainX: Der Vergleich
HubSpot endet beim Deal – brainX führt Finance weiter.
Vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz – die ganzheitlichere Lösung für SaaS-Unternehmen
Executive summary
HubSpot ist stark im Marketing und Vertrieb. Doch wenn es um Abrechnung, Cashflow-Transparenz und Finanzprozesse geht, endet die Reise.
Genau hier setzt brainX an – und führt alles automatisiert bis in die Buchhaltung.
Cashflow-Transparenz
- Subscriptions, Echtzeit-Cashflow, offene Postenliste, geplante Abschläge, Deals-Forecast
- nur Deals-Forecasts
DATEV-Integration
- Nahtloser, automatisierter DATEV-Integration
- keine direkte Integration, Externe-Tools nötig
Startklar in
- < 30 Tagen live-ready
- > mehrere Monate
Kosten (für 20 User)
- ~790 €/monatl.
- ~1650 €/monatl.
pRAP (passive Rechungsabgrenzung)
- Automat. Abgrenzung von Subscription-Rechungen
- nicht vorhanden, externe Tools
Automatisierte Abrechnung
- Vollautom. Abrechnung (Subscriptions, Abschlagsschlusszahlung, Ratenzahlung)
- nicht vorhanden, externe Tools
Automatischer Kontoabgleich
- vollintegriert vorhanden
- nicht vorhanden, externe Tools
Anbindung DATEV E-Rechungsportal
- direkte Anbindung
- nicht vorhanden
CRM trifft Finance - speziell für SaaS
Hier erleben Sie den kompletten Prozess – von dem ersten Leadkontakt bis zum DATEV-Buchungssatz.
Abrechung und DATEV Integration
Native DATEV-Schnittstelle und automatische Subscription-Abrechnung. Keine manuelle Übertragung, keine Fehlerquellen – direkt vom Deal zum Buchungssatz.
Direkter Hersteller Support
Persönlicher Support direkt vom Produktteam in Deutschland. Schnelle Reaktionszeiten, tiefes Produktverständnis und Lösungen für Ihre SaaS-spezifischen Anforderungen.
Cashflow in Echtzeit
Live-Einblick in tatsächliche Zahlungsflüsse und zukünftige Subscription-Erlöse. Sehen Sie jederzeit, wie viel Liquidität wirklich verfügbar ist – nicht nur gebuchte Umsätze.
Finance Deep Dive
Warum SaaS andere Tools braucht.
Abrechnung
- brainX stellt Rechnungen automatisiert direkt aus Opportunities. Voll integriert, revisionssicher und mit DATEV-Export.
- HubSpot hat keine native Rechnungsstellung. CFOs müssen externe Billing-Tools anbinden, mit zusätzlichem Integrationsaufwand.
Subscriptions
- Subscription-Management ist in brainX integriert. Automatische Verlängerungen, Dunning & Mahnwesen laufen ohne Zusatzaufwand.
- Keine nativen Subscription-Funktionen. Wiederkehrende Umsätze sind nur über Drittanbieter möglich, was Cashflow-Prozesse verkompliziert.
Buchungsdatenservice
- Automatisierter Buchungsdatenservice in brainX. Finanztransaktionen werden ohne manuelles Zutun übergeben.
- Nicht verfügbar. CFOs müssen Buchungen manuell pflegen oder Excel-Workarounds einsetzen.
Cashflow-Reporting
- Echtzeit-Finance-Reports: MRR, CLV, Churn, Cashflow-Prognosen und offene Forderungen. CFO-Dashboard inklusive.
- HubSpot liefert nur Deal-Pipeline-Forecasts. Keine echten Finance-Kennzahlen wie MRR, CLV oder Liquidität.
Kostenstruktur
- brainX ist All-in-One. Keine zusätzlichen Billing- oder ERP-Integrationen notwendig. Die TCO ist planbar, transparent und um bis zu 90 % geringer.
- HubSpot verursacht hohe Gesamtkosten: Lizenz + Add-ons für Billing + Integrationsaufwand. TCO über 3 Jahre ist schwer kalkulierbar.
Onboarding Finance
- <30 Tage Finance-ready
- individuell, kein Finance-Setup
SaaS Universum
- brainX ist ein komplettes SaaS-Universum: CRM, Subscription, Billing, Projekte & Finance in einer Umgebung – ohne Brüche.
- HubSpot bleibt im CRM-/Marketing-Silo. Für Abrechnung, Projektmanagement oder Finance braucht es zusätzliche Tools.
Free Version
- brainX bietet eine voll funktionsfähige Free-Version: inkl. Abrechnung, DATEV-Export und Finance-Workflows – sofort einsatzbereit.
- Free-Version ist stark limitiert (z. B. nur CRM-Basis, kein Billing, kein DATEV). Für Finance-Prozesse ungeeignet.
- Optional Chip with optional Icon
4 Gründe, warum SaaS-Unternehmen mit brainX weiterkommen
Wenn Sie bisher dachten, HubSpot sei vollständig – dann haben Sie noch nicht gesehen, was passiert, wenn Finance wirklich integriert ist.
Schluss mit Insellösungen – ein System für alles
HubSpot ist ein starkes CRM, aber für Abrechnung, Subscriptions oder Buchhaltung braucht es zusätzliche Tools. brainX vereint CRM, Vertragsmanagement, Faktura, Reporting und DATEV-Export in einer zentralen Plattform. So verschwinden Tool-Wechsel, Datenbrüche und Schnittstellenprobleme.
- Ein System, das wirklich End-to-End funktioniert – vom Lead bis zum Cashflow.
Cashflow-Transparenz in Echtzeit
HubSpot bietet Forecasts auf Pipeline-Ebene, aber keine echte Cashflow-Sicht. brainX liefert Echtzeit-Reports zu Einnahmen, MRR, CLV und offenen Forderungen – inklusive automatischer Liquiditätsplanung. Finance-Teams sehen jederzeit, was wirklich auf dem Konto ankommt.
- Entscheidungen auf Basis von Daten statt Annahmen – Finance wie es sein sollte.
Vom Lead bis zum DATEV Buchungssatz
HubSpot endet beim Deal. Rechnungen, Abgrenzungen und DATEV-Übergaben müssen außerhalb des Systems erfolgen. brainX automatisiert den kompletten Prozess: Aus jedem Deal entsteht automatisch eine Rechnung, die direkt in DATEV landet – fehlerfrei und GoBD-konform. CFOs behalten volle Kontrolle über Erlöse, Abrechnungen und Zahlungsströme.
- Sie sichern sich maximale Transparenz, Compliance und Effizienz – ohne Systemgrenzen.
System Automation – out of the box für SaaS
HubSpot automatisiert Marketing und Sales – aber Finance-Prozesse bleiben manuell. brainX geht weiter: Verträge verlängern sich automatisch, Rechnungen entstehen tagesgenau, und die DATEV-Übergabe passiert im Hintergrund. Manuelle Aufgaben entfallen vollständig, und Finance-Teams gewinnen Zeit für Strategie statt Administration.
- Das Ergebnis: weniger Aufwand, höhere Genauigkeit, mehr Kontrolle.
Machen Sie Ihr Unternehmen unter 30 Tagen Finance-ready
Optimieren Sie Ihre Prozesse mit über 100 Integrationen
Verbinden und erweitern Sie Ihre brainX-Workflows mit Software, die Sie bereits verwenden, dank unserer vorgefertigten Integrationen und Erweiterungs-Apps.
Häufig gestellte Fragen
Klarheit zu Funktionen, Paketen und Prozessen.
Größe schafft Sichtbarkeit – Spezialisierung schafft Wirkung.
HubSpot ist global – aber generisch.
brainX fokussiert sich ausschließlich auf Finance-getriebene SaaS-Unternehmen und beherrscht, was für CFOs zählt: Abrechnung, Compliance, Cashflow und DATEV.
→ Während HubSpot viele Märkte bedient, liefert brainX Finance-Exzellenz in Perfektion.
brainX deckt die zentralen CRM- und Sales-Prozesse vollständig ab, geht aber weit darüber hinaus:
Es automatisiert Subscription-Verträge, Abrechnung, Zahlungsabgleich und DATEV-Übergabe – also die gesamte Wertschöpfungskette eines SaaS-Unternehmens.
→ HubSpot endet beim Deal – brainX beginnt dort, wo Umsatz entsteht.
Wenn Finance-Prozesse noch manuell laufen, zahlen Sie doppelt: mit Zeit und mit Geld.
Mit brainX reduzieren CFOs Systemkosten, Personalaufwand und Reporting-Zeit um bis zu 90 %, weil CRM, Billing und Accounting endlich integriert sind.
→ Der Umstieg amortisiert sich schneller, als HubSpot einen Forecast aktualisiert.
Im Gegenteil: Spezialisierung ist der Schlüssel zu Effizienz und Genauigkeit.
brainX wurde von Finance- und SaaS-Experten entwickelt, um Vertrieb, Vertragsmanagement und Finance zu einem durchgängigen Prozess zu verbinden.
→ CFOs gewinnen Kontrolle, CEOs gewinnen Skalierbarkeit.
100 % GoBD- und DSGVO-konform, standardisiert und automatisiert – ohne Zwischenexport oder manuelle Schritte.
Während HubSpot hier auf Drittanbieter verweist, liefert brainX einen geprüften, steuerberaterfähigen Prozess.
→ CFOs haben endlich Sicherheit auf Knopfdruck.
Überraschend nicht.
brainX ist out of the box Finance-ready.
Kein monatelanges IT-Projekt, kein Customizing-Marathon.
In weniger als 30 Tagen ist Ihr Unternehmen Finance-live – während HubSpot meist mehrere Tools und Integrationen benötigt.
→ Schneller ROI, sofortige Wirkung.
HubSpot ist ein Marketing-CRM.
brainX ist das Betriebssystem für SaaS-Finanzen.
Es verbindet CRM, Billing, Cashflow- und Vertragssteuerung in einem System – speziell für Subscription-Unternehmen.
→ Ein völlig anderer Fokus: von Leads zu Liquidität.
Für SaaS-Unternehmen, bei denen Finanzprozesse zentraler Bestandteil des Geschäftsmodells sind – also dort, wo monatliche Abrechnung, Subscriptions und Compliance nicht „Add-ons“, sondern der Kern des Geschäfts sind.
→ Wenn Sie Ihr Unternehmen nicht nur vermarkten, sondern steuern wollen, ist brainX die richtige Plattform.