Wie Brainformatik mit brainX Verwaltung in Wachstum verwandelte
Die Challenge: Manuelle Rechnungsstellung und fehlende DATEV-Integration kosteten das Finance-Team +40 Stunden pro Monat. Ohne Cashflow-Transparenz war strategische Planung unmöglich.
Die Resultate: Vollautomatisierte Subscription-Abrechnung mit direkter DATEV-Anbindung. 90% Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung und Echtzeit-Einblick in zukünftige Zahlungsströme.
Region
Bayern
Use Case
Vollautomation der Abrechnung
Mitarbeiter
20
Branche
IT, SaaS
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“Was früher einen halben Tag beanspruchte, erledigen wir heute in weniger als einer Stunde – und das nur noch zur Kontrolle.”
Stanislaw Bondaletow
CEO, brainX
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Die Ausgangslage: Wenn Erfolg zur Herausforderung wird und Wachstum Komplexität erzeugt
Die Brainformatik GmbH ist seit 2014 spezialisiert auf die Entwicklung integrierter Unternehmenssoftware und betreut heute über 300 Kunden in der gesamten DACH-Region. Als dynamisch wachsendes SaaS-Unternehmen stand Brainformatik in den letzten Jahren vor einer typischen Herausforderung: Je stärker das Kundenportfolio wuchs, desto komplexer wurden die internen Abläufe.
Die Prozesse, die zu Beginn noch schlank und manuell beherrschbar waren, entwickelten sich zu einem administrativen Kraftakt:
- Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Abrechnungszyklen mussten einzeln überwacht werden.
- Forecasts, MRR-Analysen und Liquiditätsplanungen erforderten hohen manuellen Aufwand.
- Rückfragen zwischen Vertrieb, Consulting und Verwaltung kosteten Zeit und führten häufig zu Doppelarbeiten.
- Rechnungen wurden oft erst mit Verzögerung gestellt – was sich unmittelbar auf den Cashflow auswirkte.
Mit zunehmender Unternehmensgröße stiegen die Anforderungen an Genauigkeit und Geschwindigkeit. Doch statt Effizienzgewinnen entstanden immer mehr Reibungsverluste.
Was einst als klar strukturierter Prozess begann, wurde zu einem zeitintensiven Verwaltungsapparat, der Wachstum und Entscheidungsfähigkeit hemmte.
Kurz gesagt: Der operative Erfolg drohte, an der eigenen Komplexität zu scheitern.
“Die Situation war absurd: Wir entwickeln Software für andere – aber unsere eigenen Prozesse liefen noch größtenteils in Excel. Je mehr Kunden wir gewannen, desto mehr Zeit verloren wir in Verwaltung statt in Wertschöpfung.”
Stanislaw Bondaletow
CEO brainformatik GmbH
Die Entscheidung – Von Insellösungen zur End-to-End-Automatisierung
An diesem Punkt war klar: Es brauchte einen Neuanfang.
Brainformatik wollte die bestehenden Strukturen nicht länger „flicken“, sondern den kompletten Ablauf neu denken. Ziel war es, alle Finance-, Vertrags- und Abrechnungsprozesse in einer zentralen Lösung zu vereinen – um mehr Transparenz, Automatisierung und Planbarkeit zu erreichen.
Mit brainX fand das Team die Lösung, die diesen Anspruch erfüllte.
Der entscheidende Gedanke: weg von Insellösungen, weg von Excel – hin zu einer vollständig integrierten Prozesskette.
Heute läuft bei Brainformatik alles in einem System:
- Vom ersten Lead im CRM bis zum unterzeichneten Vertrag
- Nach Vertragsabschluss werden Aufträge und Projekte automatisch erstellt
- Wiederkehrende Posten und variable Positionen werden automatisch fakturiert
- Die Übergabe der Buchungssätze an DATEV erfolgt ohne manuelle Nacharbeit
- Alle Abläufe sind revisionssicher und nachvollziehbar
Damit ist ein System entstanden, das Finance, Sales und Operations in einer gemeinsamen digitalen Umgebung vereint – fehlerfrei, effizient und skalierbar.
Die Transformation: Wie brainX Prozesse neu definiert hat
Der Effekt der Einführung war unmittelbar spürbar. Was früher Tage dauerte, läuft heute automatisiert im Hintergrund.
Routineaufgaben wie Rechnungen, Mahnungen und Reportings werden nicht mehr manuell erstellt, sondern prozessgesteuert und zeitgenau ausgelöst.
- Rechnungen und Mahnungen werden automatisch generiert und versendet.
- Offene Posten und Aufträge sind jederzeit über Dashboards abrufbar.
- Vertragsänderungen, Upgrades oder Kündigungen fließen sofort in die Kennzahlen ein.
- Forecasts und Reports stehen in Echtzeit zur Verfügung – ohne manuelles Zusammenführen.
Prozessschritt | Vor brainX | Mit brainX |
|---|---|---|
Rechnungserstellung | Manuell, fehleranfällig, zeitaufwändig | Automatisch, korrekt und zeitgenau |
Mahnwesen | Nachträglich und unregelmäßig | Vollständig automatisiert |
Vertragsveränderung | Manuelle Nachpflege, verzögert im System | Echtzeit-Synchronisation aller Daten |
Reportings & Forecasts | Manuelles Kopieren und Zusammenführen | Sofortige Berechnung in Echtzeit |
Teamaufwand | Mehrere Stunden wöchentlich | < 1 Stunde pro Woche (nur Kontrolle) |
Durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte konnten die Mitarbeiter ihre Zeit in wertschöpfende Themen investieren – beispielsweise in Kundenprojekte und Prozessoptimierungen.
Das Ergebnis: bis zu 90 % Effizienzsteigerung und eine deutliche Entlastung des gesamten Teams.
+ 90%
Effizienzsteigerung
durch vollständige Automatisierung
30.000 € Lohnkosten – neu investiert statt eingespart Automatisierung, die Wertschöpfung freisetzt – statt Arbeitsplätze ersetzt.
Vor der Einführung von brainX war nahezu eine Vollzeitstelle damit beschäftigt, Rechnungen zu erstellen, Buchungssätze zu prüfen und Vertragsdaten manuell zu pflegen.
Heute erledigt das System diese Aufgaben automatisch und zuverlässig.
Anstatt die eingesparte Kapazität zu streichen, hat Brainformatik sie strategisch umgewidmet: Die betreffende Mitarbeiterin arbeitet nun im Kundengeschäft – dort, wo sie direkten Mehrwert schafft.
Diese Entscheidung machte aus einer reinen Kosteneinsparung einen Produktivitätsschub.
Insight: Automatisierung muss kein Personalabbau sein – sie ist der Schlüssel, um Ressourcen sinnvoller einzusetzen.
+14 Tage schnellerer Cashflow
Mit der Automatisierung der Abrechnungen und Mahnläufe wurde auch der Zahlungsfluss deutlich verbessert.
Rechnungen werden heute zeitgleich mit Projektstart oder Vertragsbeginn ausgelöst.
Kein manuelles Nachfassen, kein Warten auf Monatsenden – das System arbeitet kontinuierlich im Hintergrund.
Das Resultat: Der durchschnittliche Cashflow hat sich um rund zwei Wochen verbessert.
Zahlungen treffen früher ein, Kapital wird weniger lange gebunden, und die Liquidität ist jederzeit planbar.
Für das Management entstand damit ein System, das Wachstum steuerbar macht – mit klaren Cashflow-Prognosen, automatisierter Fakturierung und verlässlichen KPIs in Echtzeit.
Nahezu 0 % Fehlerquote dank Automatisierung
Früher war die größte Schwachstelle nicht das System, sondern der Mensch.
Tippfehler, Zahlendreher oder übersehene Vertragsverlängerungen führten regelmäßig zu fehlerhaften Buchungen oder verspäteten Abrechnungen.
Mit brainX sind solche Fehler Geschichte.
- Alle Daten werden automatisiert geprüft und validiert.
- Prozesse laufen vollständig revisionssicher und nachvollziehbar.
- Jede Buchung ist logisch verknüpft – nichts geht verloren, nichts wird vergessen.
Das Ergebnis: 0 % Fehlerquote bei Abrechnung und Buchhaltung – und ein völlig neues Sicherheitsgefühl im Tagesgeschäft.
Abteilungsübergreifend, transparent, vernetzt
Ein weiterer entscheidender Fortschritt liegt in der Zusammenarbeit der Teams.
Ein neuer Kunde? Sekunden später stehen alle relevanten Informationen gleichzeitig in Vertrieb, Consulting und Verwaltung bereit.
Rückfragen und E-Mail-Schleifen gehören der Vergangenheit an.
Alle Teams greifen auf dieselbe Datenbasis zu, sehen denselben Status und treffen Entscheidungen auf Grundlage derselben Fakten.
Insight: brainX hat Datensilos aufgebrochen und die Zusammenarbeit messbar verbessert – schneller, reibungsloser und ohne Informationsverlust.
Die Resultate im Überblick
Die Wirkung zeigt sich in klar messbaren Ergebnissen:
- +90 % Effizienzsteigerung
- 30.000 € jährliche Lohnkosten neu investiert
- +14 Tage schnellerer Cashflow
- 0 % Fehlerquote durch Automatisierung
- Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Consulting und Verwaltung
Diese Kennzahlen zeigen: brainX hat bei Brainformatik nicht nur Prozesse verbessert, sondern das gesamte Finanz- und Abrechnungsmanagement strategisch transformiert.
“brainX fügt sich perfekt in unsere Abläufe ein. Wir sparen Zeit, reduzieren Fehler und haben jederzeit verlässliche Zahlen. Für uns war das kein Software-Upgrade, sondern ein echter Wandel in der Art, wie wir arbeiten.“
Maria März
Finance Koordinatorin Brainformatik GmbH
Fazit: Mehr Klarheit, weniger Aufwand
Die Einführung von brainX war für Brainformatik kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern ein echter Wendepunkt.
Heute laufen alle Finanzprozesse automatisiert und transparent. Teams arbeiten fokussiert, die Steuerung ist präziser, Entscheidungen fallen schneller.
Was früher Aufwand bedeutete, schafft heute Raum für Wachstum.
brainX hat die Grundlage gelegt für mehr Effizienz, stärkeren Cashflow und eine neue Kultur der Zusammenarbeit.
Diese Case Study zeigt, wie SaaS-Unternehmen durch integrierte Systeme nicht nur ihre Kosten senken, sondern Entscheidungsfähigkeit und Skalierbarkeit massiv steigern können.
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